1. Джерело № 1
2. Джерело № 2
3. Джерело № 3

Нижче наведені корисні поради при веденні ділової переписки, взяті з трьох різних джерел в Інтернеті.

Джерело № 1

У школі й інституті багатьох з нас вчили культурі спілкування, письма, поведінки за столом, розмови по телефону або поведінки в присутності дам. Є в нашому сьогоднішньому житті ще один форм-фактор спілкування між людьми - це електронна пошта.

На жаль, ми часто помічаємо повна відсутність культури спілкування по електронній пошті практично у всіх верств населення. Нам постійно доводиться вести листування по електронній пошті з багатьма людьми: від студентів до бабусь-бухгалтерів, від повних чайників до найдосвідченіших IT-шників найбільших компаній. Мало хто з них можуть дійсно правильно скласти електронного листа або вести ділову переписку.

Ось кілька головних правил, які допоможуть вам успішніше спілкуватися по електронній пошті.

Ваш нік"

Багато людей використовують для спілкування не корпоративну, а особисту пошту. Дуже часто люди використовують особисту пошту при влаштуванні на роботу. Уважно подивіться на ваш "нік" - він повинен бути "нормальним" словом. "Нік" це те, що йде перед символом @. Дуже часто багато ще в школі-інституті завели собі ім'я на кшталт tanechka-lastochka @ або того гірше dolbonavt23 @ і використовують його до цього дня. Найкраще, якщо ваш "нік" буде відображати ваше прізвище і ім'я. Винятком є ​​складні для написання англійською прізвища та імена - в такому випадку потрібно творчо підійти до питання. Хороші приклад "ника": [email protected] або [email protected]

Ваше ім'я

Якщо ви використовуєте особисту пошту для ділового листування з клієнтами і партнерами в налаштуваннях облікового запису важливо правильно поставити своє Ім'я і Прізвище, наприклад у пошти [email protected] власник аккаунта повинен бути записаний як Фролкин Кирило, а не "Кирюша Ф" або " frolkin kirill ". Багато хто не розуміє навіщо потрібні ці настройки - коли ваш співрозмовник отримує лист - він бачить ваші "kiril FF" в поле від кого.

Хорошим тоном є опис вашого ПІБ по-російськи, не забувши про регістр. Англійське написання прийнятно, тільки якщо ви часто ведете переписку з іноземцями.

Досить смішний випадок був у нас при спілкуванні з головним бухгалтером однієї компанії, котоорго звали Володимир Петрович, а в поле ПІБ у нього стояло: "Іванова Марія Павлівна" ".

підпис

Необхідно правильно сформувати свій підпис. Це так само робиться в налаштуваннях пошти. Основна вимога до підпису: ваш співрозмовник повинен зрозуміти з ким він спілкується, і які є можливі засоби зв'язку з вами.

Приклад успішної підписи:

Сподіваємося на взаємовигідну і довгострокову співпрацю!
З повагою,
керівник відділу продажу
Компанії «ІТП»
Павлов Олександр Юрійович
[email protected]
+7 (495) 123-45-67
+7 999 123-45-67

Тема листа - ЩО ви хочете

Якщо ви хочете, щоб лист прочитали, - сформулюйте правильно тему листа. У заголовку вашого електронного повідомлення має стояти коротка фраза, що змусить людину (адресата) обов'язково прочитати ваш лист. Цей метод найкраще використовують спамери - їх основне завдання дати назву темі листа, щоб ви хоча б глянули в текст. Якщо Ви пишіть людині, яка не чекає від Вас листи - обов'язково вкажіть в заголовку його ПІБ, наприклад: «Смирнової Н.Є. | від компанії ІТП », таким чином ваш адресат не сплутає лист зі СПАМом (адже головна біда спамерів - вони не знають, як звуть людину, якій пишуть). Якщо ж ви пишете людині не перше повідомлення або ведете з ним постійне листування - вказуйте тему, яку Ви обговорюєте (вказівка ​​ПІБ уже не критично), наприклад «для Наталії від Компанії ІТП по питанню узгодження Договору» або «ім'я та пароль до системи ДЕЛЬТА до 19.09.2015 ».

Відповідати на лист (Reply)

Коли вам написали лист, яке вимагає відповіді з вашого боку - необхідно використовувати функцію reply (відповісти), а не створювати новий лист. Це, здавалося б, банальне правило багато хто забуває дотримуватися, коли відповідають на лист через деякий час після того, як його прочитають. Завжди використовуйте пошук, щоб знайти вхідний лист, а тільки потім відповідайте на нього. Це вкрай важливо, тому що ваш співрозмовник буде розуміти, на який лист ви йому відповідаєте.

Те ж саме відноситься і до функції Forward (Переслати), коли ви пересилаєте лист однієї людини - іншому.

Є два варіанти відповіді на лист: коли ваш відповідь варто зверху старого тексту і коли ваш відповідь знаходиться знизу старого тексту. На мій дивіться правильно використовувати перший варіант, тому що основне завдання листи - донести вашу відповідь, а вже історію листування - можна прочитати знизу. Іноді доводиться давати відповідь прямо в тексті листа, коли він містить багато пунктів, це не дуже красиво, але це єдиний варіант дати відповідь людині, якщо він не подумав над структурою свого листа вам.

Завжди відповідайте на листи

Спілкування по електронній пошті істотно відрізняється від спілкування по телефону або листуванні поштовими голубами. Основна відмінність - оперативність спілкування. Є тільки два засоби більш оперативного спілкування - ICQ (і іже з ними) і власне особисте спілкування.

Дайте зрозуміти людині, який написав вам листа, що лист дійшов - навіть якщо ваша відповідь буде банальне «ОК». Якщо Ви можете відповісти відразу - дайте відповідь відразу: електронна пошта має на увазі оперативність, і людині буде приємно, якщо Ви відповісте оперативно.

Один лист - одна задача

Якщо ви пишете людині лист, не забувайте що він людина, а не робот. Якщо ви хочете передати багато інформації, яка вимагає різних дій (наприклад, написати звіт про зустріч, графік на тиждень, свої думки про продажі і питання про те, де буде проходити корпоративна вечірка), передавайте цю інформацію в різних листах. Подумайте про людину, якій належить розібрати ваш лист - набагато простіше працювати, якщо кожна дія лежить в окремому листі і при виконанні дії ваш співрозмовник закриє черговий лист і відкриє нове.

Думайте перед тим як відправити

Перед тим як відправити лист (особливо це стосується важливих листів) згадайте про приказку: "Сім разів відміряй - один раз відріж". Ще раз прочитайте лист - все ви лаконічно і зрозуміло викладаєте? Чи не допустили ви граматичних помилок? Чи не помилилися ви в імені по батькові людини, якій відправляєте лист?

Не довіряйте роботам

Деякі email-клієнти пропонують вам автоматично проставити вітальну напис, типу "Здрастуйте, ...". Ми б не стали довіряти роботам - ми завжди пишемо вітання самі, наприклад "Добрий день, Людмила Василівна ..., тому що використання роботів може привести до поганих результатів, коли людина некоректно заніс своє ПІБ, наприклад. І може вийде такий лист:" Привіт, Регіональний "або" Привіт, tanka87 ".

Джерело № 2

10 правил хорошого тону в діловому листуванні
(Стаття взята зі сторінки: http://www.livemaster.ru/topic/332111-10-pravil-horoshego-tona-v-delovoj-perepiske )

Доброго дня!
У цій статті я звертаюся як до виконавців, так і до замовників. Наше спілкування відбувається, в основному, через особисті повідомлення та електронну пошту. Мені хотілося б підкреслити, що той чи інший спосіб листування не скасовує правил, яких слід дотримуватися при діловому спілкуванні.
Багато хто може вважати, що етикет - це набір безглуздих правил, відмінних кимось для того, щоб ускладнювати життя. Але це не так. Бути ввічливим і уважним до співрозмовника - ось найголовніше правило. Так про що потрібно пам'ятати, спілкуючись через Інтернет?
1. Перше - головне. Перше, що ми бачимо - це заголовок листа. Він повинен відображати предмет листування. Уявіть, як важко орієнтуватися в папці Вхідні, де всі листи називаються "Замовлення", "Хочу замовити" або "Питання". Також немає сенсу писати "Від Ірини", тому що ім'я відправника відображається поруч із заголовком в поле "Від кого". Краще описати тип роботи, наприклад, "Фотоальбом для новонародженого".
2. Ввічливість. Не забудьте привітатися і попрощатися в своєму повідомленні. Це істотно впливає на враження від усього листи. У багатьох поштових службах і програмах можна налаштувати автоматичну вставку звернення і підписи, щоб не забувати це робити. PS Якщо листування йде в реальному часі, тобто обидва співрозмовники за комп'ютерами і відповідають відразу ж, то після 2-го листи можна опустити привітання.
3. Увага. Звертайтеся до співрозмовника по імені: "Добрий день, Ирина!" Чи ставити знак оклику в привітанні? Я вважаю, це допустимо. Але у кожного свій смак. В подальшому листуванні можна копіювати стиль співрозмовника.
4. Стислість і конкретика. Пишіть коротко і по справі, тому що так ви економите дорогоцінний час співрозмовника. За екраном комп'ютера ми переглядаємо кожне нове повідомлення побіжно, близько 10 секунд. Якщо цього достатньо, щоб зрозуміти суть вашого листа - відмінно. Зберігайте вдалі фрагменти і використовуйте їх як шаблони для економії свого часу (наприклад, опис ваших умов роботи або текст для відмови через велику завантаженість).
5. Краще менше, але краще. В ідеалі, в повідомленні повинен міститися лише одне питання. Якщо ваш співрозмовник пропустив половину питань, то звинувачувати можете в цьому тільки себе. Якщо питань декілька - розділіть їх абзацами або пронумеруйте, наприклад: "Прошу відповісти на наступні питання: 1) ... 2) ...".
6. Історія листування. Багато поштові сервіси вміють групувати листи з однією темою. Але не всі синхронізують свої email акаунти. Кажучи російською мовою, перевіряючи пошту з мобільного телефону, ваш співрозмовник може не мати в його пам'яті попередніх листів. Тому не міняйте тему листи і залишайте історію листування (до вкладень це не відноситься, файли не слід пересилати повторно).
7. Відповідь протягом доби. Відповісти на електронний лист дуже просто (технічно), тому час очікування мінімальне. Бувають такі ситуації, коли ви не готові відповісти відразу чи ні часу написати повну відповідь. Уявіть, що розмовляєте по телефону, і вам поставили запитання. Будете мовчати? Повісите трубку? Звичайно, ні! Якщо для відповіді вам потрібен час, ви скажете: "Я зможу відповісти пізніше (краще вказати час або день) і зв'яжуся з вами". Переписка в Інтернеті нічим не відрізняється.
8. Виконуйте свої обіцянки. Наведу приклад. Один ділова людина налаштував пошту так, що на будь-який лист тут же вирушав відповідь: "Спасибі, я отримав ваше повідомлення і обов'язково вам відповім". Мене це надихнуло. Коли минув тиждень, і мені ніхто не відповів, я не тільки засмутилася, але і вирішила не мати ніяких справ з цією людиною.
9. Попереджайте про зміни в графіку роботи. Ваше тривале мовчання може бути виправдано тільки тим, що називається "страховим випадком". І навіть в такій ситуації ввічлива людина знайде спосіб сповістити про те, що тимчасово недоступний. У поштових сервісах є настройка автовідповідача. Чи не хочете, щоб всі заздрили, що ви проведете місяць на курорті - не пояснюють причин, але дайте знати, коли лист буде прочитано. Напишіть: "На жаль, у мене немає доступу до електронної пошти до (число, місяць)."
10. Пишіть без помилок. Грамотне лист варто додаткової хвилини, витраченої на те, щоб перечитати написане або уточнити написання в довіднику. А повідомлення без жодного розділового знака можна невірно зрозуміти ( "стратити не можна помилувати"). Електронні повідомлення - це перше враження. Якщо майстер акуратно веде переписку, то швидше за все, і творчу роботу виконає так само акуратно.
Я сподіваюся, що ці правила вам добре знайомі :) А також, що ви пишете в кінці листа "З повагою", тому що дійсно поважаєте співрозмовника.
Удачі в діловому листуванні!

Джерело № 3

Індикатор ділового іміджу

(Стаття взята зі сторінки: http://wm-help.net/lib/b/book/3302321320/10

Підпис і блок контактної інформації
Людині, вирішального ділові питання в листі, завжди важливо розуміти, хто знаходиться «по той бік монітора». Тому обов'язково кожен лист закінчуйте підписом і блоком контактної інформації. Добре, якщо ця інформація поміститься в 5-7 рядків. Важливо вказати: свої ім'я та прізвище, посада, контактні координати (телефон, електронна адреса, назва та адреса компанії, її сайт).
Для чого це потрібно?
Вказівка ​​імені і прізвища показує адресату, що з ним спілкується конкретний, «живий» людина. Писати лист / вирішувати питання з конкретною людиною простіше і комфортніше, ніж спілкуватися з безликим співрозмовником без імені або з узагальненої функцією (Адміністрація, Служба підтримки).
Вказівка ​​посади дає адресату розуміння меж ваших повноважень та професійної компетентності у вирішенні питань.
Вказівка ​​координат забезпечує можливість додаткової оперативного зв'язку в разі необхідності.
Порівняйте листи з різними варіантами підпису:
Ваш лист:
Доброго дня!
Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в Вашому інституті. За результатами тестування я записана в групу PS-A2.1. Оплата навчання буде здійснюватися моїм працедавцем. Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання.
Дякуємо.
З повагою,
Маша Петрова

Яка з відповідей виглядає більш цивілізованим і викликає більшу довіру до листа?
Думаю, відповідь очевидна.

Поради щодо оформлення підпису і контактної інформації
1. Намагайтеся робити блок контактної інформації гранично компактним. Добре, якщо його зміст поміститься в 5-7 рядків.

2. Не використовуйте в підпису скорочень: замість А. С. Сидорова краще написати Анна Сергіївна Сидорова. Адресату буде зрозуміло, як звернутися до вас у відповідному листі.

3. Оформляючи підпис, вказуйте в ній своє ім'я в тій формі, в якій вам би хотілося бачити звернення до себе: «Анна Сидорова» або «Анна Сергіївна Сидорова».

4. У назві і прізвища краща послідовність: ім'я + прізвище.

Існує стійка думка, що наше ім'я повинно звучати для адресата як ім'я «зірки», а не як запис в шкільному журналі.
Порівняйте:

Алгоритм роботи з блоком контактної інформації
1. Визначте зміст власного блоку контактної інформації, виходячи зі здорового глузду і вимог вашої компанії до його оформлення.
2. Зробіть в своїй поштовій програмі автоматичне налаштування підпису (блоку контактної інформації).
3. Закінчуйте цим блоком кожне ваш лист до клієнтів і ділових партнерів. Не допускайте випадків, коли блок контактної інформації присутній тільки в першому листі, а потім ви обмежуєтеся підписом. Клієнт / партнер повинен завжди мати можливість вийти з вами на зв'язок. Чи не ускладнюйте йому життя необхідністю пошуку того першого листа, в якому все було вказано.
4. Створіть два різних за змістом блоку контактної інформації: для зовнішніх листів (клієнтам / партнерам: повний блок із зазначенням вашої посади, компанії, телефонами, факсом і т. Д.) І для внутрішнього листування (більш короткий, але з контактами для оперативної зв'язку).
5. Автоматичне налаштування підпису в листі має сенс робити для того блоку, яким ви найчастіше користуєтеся (якщо ви частіше пишете зовнішнім клієнтам - зробіть автоматично з'являються в кожному листі саме цей блок підпису; а при відправці листів колегам всередині компанії виставляйте короткий блок вручну. Якщо частіше спілкуєтеся з колегами всередині компанії - зробіть навпаки).
6. Пам'ятайте: наявність блоку підписи і контактної інформації повинно бути в будь-якому листі, незалежно від того, кому ви пишете: зовнішньому адресату або колезі всередині компанії. І той, і інший повинні мати можливість оперативного діалогу з вами.